Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы

Сегодня предлагаем вашему вниманию статью на тему: "Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы" с комментариями знающих людей. В случае возникновения вопросов предлагаем обратиться к нашему дежурному консультанту.

График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

Составлением графика отпусков должны заниматься абсолютно все работодатели вне зависимости от количества работников в организации. Посредством этого документа регламентируется очередность, в которой сотрудники уходят в оплачиваемые отпуска (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В ходе его составления во внимание принимаются пожелания работников и нюансы рабочего процесса.

Планирование отдыха на 2019 год

Отдых сотрудников должен быть спланирован, и это основная обязанность работодателя. График отпусков представляет важнейший локально-нормативный акт, который должен быть у каждого предприятия. Утверждение его должно произойти не позднее 17 декабря (т. е. за 2 недели до окончания года).

Стоит также принять во внимание новые нормы и правила, которые были внесены в законодательную базу статьями 185.1 и 262.2 Трудового кодекса РФ.

[3]

Согласно нормативам ст. 123 ТК РФ, утверждение документа осуществляется за 14 дней до начала нового года. Во избежание типичных ошибок в процессе заполнения можно воспользоваться шаблоном, который будет рассмотрен далее. Для определения периодов отдыха работников в 2020 году нужно успеть утвердить график до 17 декабря 2019 года.

В законодательстве разработана унифицированная форма заполнения документа под названием Т-7. Она имеет аналогичное название «График отпусков» и утверждена в рамках Постановления Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года. Но с 1 января 2013 года их применение необязательно, что прописано в нормах ст. 9 ФЗ №402 и Информации Минфина России №ПЗ-10/2012.

Нормативная база

Процедура оформления этого документа устанавливается на базе коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Причем представители организации Роструд убеждены в том, что график отпусков может различаться в зависимости от конкретного структурного подразделения.

Особенно актуальным такой подход считается для больших организаций с внушительной численностью сотрудников. В данной ситуации подготовку проектов осуществляет руководитель подразделения, который впоследствии передает документы в кадровый отдел.

Важную роль играет включение в документ сведений о длительности отпуска, которая зависит от числа дней, а также о продолжительности неиспользованного отдыха. Стоит включить в документ и новичков, которые пришли на предприятие недавно и не успели проработать 6 месяцев.

Есть несколько вариантов длительности отпуска. Выбор конкретного способа зависит от категории, к которой относится специалист:

  • ст. 115 ТК РФ – 28 дней (если сотрудники не имеют отношения к льготным категориям);
  • ст. 267 ТК РФ – 31 день (если специалист не достиг совершеннолетнего возраста);
  • ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года – 30 дней (если наемный работник имеет группу инвалидности);
  • ФЗ №151 от 22 августа 1995 года – 30-40 дней (если сотрудник трудится на территории спасательной службы), конкретная продолжительность зависит от времени непрерывной трудовой деятельности;
  • ФЗ №136 от 7 ноября 2000 года (если специалист взаимодействует с оружием химического типа);
  • Постановление Правительства РФ №466 от 14 мая 2015 года (в случае, когда работник является педагогом определенной категории).

Для некоторых категорий сотрудников предусмотрены исключения из общего правила. Их перечень детально прописан в ст. 122 ТК РФ. Это женщины, которые планируют уйти в отпуск в связи с беременностью и родовой деятельностью, несовершеннолетние лица, усыновители детей до трехлетнего возраста.

В ст. 123 указано, что на основании желания самого специалиста он может рассчитывать на получение ежегодного отпуска по беременности и родам жены, отработанное время при этом роли не играет.

В ст. 286 ТК РФ речь идет о совместителях. В законе указано, что им отпуск должен предоставляться одновременно с отдыхом, оформленным по основному месту работы. Если специалист не успел отработать полгода, предоставление отпуска происходит авансом.

Наряду с этим вспомогательные дни отдыха будут предоставляться сотрудникам в целях прохождения диспансеризации, что указано в ст. 185.1 Трудового кодекса РФ.

Точные графики определены в Приказе Минздрава России №869н от 26 октября 2017 года. Так, в 2019 году эта возможность доступна для граждан определенных годов рождения. В настоящее время строгих межведомственных регламентов в данном направлении не имеется.

Как составить по форме Т-7

Для оформления документации требуется использование формы №Т-7. На стадии планирования необходимо заполнить 1-6 графы.

  1. В гр. 6 вносится информация о времени, в которое отпуск начинается. Сюда же относятся сотрудники, которые могут рассчитывать на получение отпуска в любое удобное время.
  2. В гр. 7, 8, 9 информация не вносится. Заполнение сведений происходит от руки на протяжении года по мере того как сотрудники уходят в отпуск.
  3. Роструд рекомендует сделать отдельную графу под названием «с графиком ознакомлен». А также можно составить специальный лист – приложение.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Работодатель должен помнить о нормах статьи 123 ТК РФ. В ней указано, что он должен уведомить сотрудников о времени начала отпуска за 2 недели до его наступления. До тех пор пока график отпусков не утвержден, он выступает исключительно в качестве проекта.

После его визирования кадровый специалист и руководитель структурного подразделения направляет документ в профсоюзную организацию (согласно нормам ст. 372 ТК РФ).

Для этого требуется создание выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Однако в настоящее время он есть не в каждой компании, о чем нужно сделать соответствующую пометку в строчке грифа согласования.

Дополнительная информация по составлению — ниже на видео.

Образец заполнения

Утверждение формы происходит только в том случае, если в ней заполнены графы 1-6. В качестве примера стоит разобрать унифицированный шаблон «График отпусков», составление которого происходит в соответствии с формой Т-7.

Пошаговый алгоритм оформления документа выглядит следующим образом:

  1. «Наименование предприятия». Для этого нужно прописать полное название фирмы, не используя сокращения.
  2. «Мнение выборного профсоюзного органа». В этом случае проставляется подпись, дата, а также делается надпись «Учтено». Если профсоюза нет, делается соответствующая пометка о его отсутствии.
  3. Присваивание документу номера и указание даты, в которую он был составлен, года, на который он действует.
  4. Оформление граф 1-6. Здесь указываются следующие сведения:
  • наименования, относящиеся к структурным подразделениям;
  • должности и ФИО сотрудников (без сокращений);
  • продолжительность отпуска в календарных днях (графа 5);
  • дата начала отдыха (графа 6).

Сопутствующие документы

В процессе оформления происходит составление некоторых дополнительных документов.

После того как ответственный компетентный работник проверяет правильность заполнения документа, можно приступать к его утверждению. Сделать это можно непосредственно на бланке или издать специальный приказ.

Читайте так же:  Ограничения по командировкам ненормированному рабочему дню резюме

Унифицированная форма, как и в случае с графиком, отсутствует, поэтому предприятие может разработать собственный шаблон. Сотрудников необходимо ознакомить с документом под роспись. Допустимо дополнение с помощью столбца, в котором сотрудники будут ставить подпись и дату, в которую произошло ознакомление.

Заполнение столбцов 7-10 осуществляется вручную на протяжении года с того момента, как сотрудник ушел на отдых по факту. Если за этот период произошли определенные изменения, и время отдыха переносится, в столбце 8 указывается информация об этом.

В столбце 9, в свою очередь, проставляются реквизиты приказа. Столбец 10 заполняется в случае наличия примечаний. Например, может быть указана причина (основание) переноса.

Если работник был предупрежден работодателем менее, чем за 2 недели до начала отдыха, он может рассчитывать на подачу письменного заявления, на основании которого произойдет перенос этого периода на другой срок.

Документ может не составляться, если было принято решение об использовании отпуска в соответствии с графиком. Однако в законодательстве предусмотрено несколько ситуаций, в которых подача заявительной бумаги – обязательная процедура:

  • использование отпуска происходит ранее 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности;
  • применение дней отдыха осуществляется на основании соглашения, заключенного между работником и работодателем;
  • сотрудник имеет отношение к категориям, которые могут рассчитывать на получение от работодателя отпуска в любое удобное время.

Журнал извещения сотрудников составляется на крупных предприятиях, в которых действует несколько подразделений. С его помощью можно упростить процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и отметить, кто из них еще не был ознакомлен.

Когда и зачем составляется табель

Табель учета отпусков нужен для того, чтобы определять, кто из сотрудников ознакомился с графиком и отправился в отпуск, а кто еще этого не сделал.

Документ обычно представлен таблицей и содержит столбцы с должностями, именами работников, а также их подписями.

Кто может отдыхать в любое удобное время

Права многодетных работников по найму лиц прописаны в ФЗ №360 от 11 октября 2018 года, этот закон стал дополнением к норме ст. 262.2 ТК РФ.

Работодатели обязаны предоставить родителям трех и более детей до 12 лет отпуск в любое удобное время. Также отдыхать, когда захочется, могут работающие пенсионеры и инвалиды (они берут дополнительный отпуск в любое удобное для себя время).

Ответы на наиболее популярные вопросы по составлению графика отпусков представлены ниже.

По каким правилам составлять график отпусков на 2014 год

График устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Если графика нет или нарушена процедура его составления

В случае если график отпусков отсутствует или же он составлен с нарушениями действующих правил, виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. На них может быть наложено следующее наказание:

— на должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Форма документа

Для составления графика отпусков можно:

— воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Заметим, что с 1 января 2013 года указанная форма не является обязательной к применению;
— разработать собственную форму графика отпусков с учетом положений статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и информации Минфина России № ПЗ-10/2012.

График отпусков должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Когда нужно утвердить график отпусков

Утвердить график отпусков на 2014 год нужно не позднее 17 декабря текущего, 2013 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). К этому дню график должен быть составлен.

Что нужно учесть при составлении графика

При составлении графика необходимо учитывать специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.

Кто имеет право использовать отпуск в любое время

Отдельные категории работников имеют право уйти в отпуск в удобное для них время, например несовершеннолетние.

На начало года работник отработал меньше шести месяцев

При составлении графика отпусков нужно учесть, что право на отпуск недавно принятые работники получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Категории работников, которые вправе взять отпуск раньше, перечислены ниже.

Например, работник поступил 25 ноября 2013 года. Уйти в первый отпуск он вправе не ранее 25 мая 2014 года (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Этот факт нужно учесть при планировании начала его отпуска в 2014 году.

Срок договора с работником – шесть месяцев

Вопрос о включении таких работников в график отпусков на следующий год решается в зависимости от ситуации.

Таблица. Работники, имеющие право на получение ежегодного отпуска до истечения шести месяцев со дня начала работы в организации

Категория работниковВремя предоставления отпускаЗаконодательный акт

Работники в возрасте до 18 лет В удобное для работника время Ч. 3 ст. 122 и 267 ТК РФ
Беременные женщины и находящиеся в отпуске по беременности и родам Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него Ч. 3 ст. 122 и 260 ТК РФ
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев В период с момента усыновления до достижения ребенком трех месяцев Ч. 3 ст. 122 ТК РФ
Работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам В период отпуска по беременности и родам жены Ч. 4 ст. 123 ТК РФ
Работники, с которыми заключен трудовой договор на работу по совместительству Одновременно с отпуском, предоставленным на основном месте работы1 Ч. 1 ст. 286 ТК РФ

1 Часть отпуска, превышающая продолжительность отпуска по основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы.

Работник имеет право на досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск нужно запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Читайте так же:  Резервирование земельных участков для государственных нужд

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Какое количество дней отпуска запланировать

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Учитываем удлиненные отпуска

Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Право на удлиненные основные отпуска имеют:

— работники в возрасте до 18 лет – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) – не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ);
— педагогические работники – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ и постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724);
— государственные гражданские служащие – 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

При составлении графика отпусков в него нужно заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких работников.

Плюсуем дополнительный отпуск

Есть категории работников, которым законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 – 119 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Так же следует поступить и при составлении графика отпусков – суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

Учебный отпуск в графике отпусков

График отпусков составляется и утверждается для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ним не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска.

В график отпусков учебные отпуска не вносят.

Учитывать ли накопленные, но не использованные дни отпуска?

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

— запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Начальник отдела кадров ООО «Велосипед» П.К. Сигнальный с 1 января по 31 декабря 2013 года был вправе использовать отпуск в 28 календарных дней за период с 18 июня 2012 года по 17 июня 2013 года. Но работник использовал только часть отпуска – 15 календарных дней.

Сколько календарных дней отпуска можно запланировать работнику на 2014 год?
Решение

В графике отпусков на 2014 год у данного работника будет не 28 календарных дней, а 41 календарный день [28 календ. дн. + (28 календ. дн. — 15 календ. дн.)].

Как правило, сотрудники используют накопленные отпуска не сразу, а постепенно.

В первую очередь в текущем периоде сотрудник должен использовать отпуск за текущий год. Это следует из части 1 статьи 122 Трудового кодекса. Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

Если неиспользованные дни отпуска не включить в график отпусков, работник не утрачивает право использовать их по своему усмотрению. С согласия работодателя он может отгулять отпуск за прошлый рабочий год в любое время в течение текущего календарного года.

Если график нужно изменить

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения.

Видео (кликните для воспроизведения).

Перенос по заявлению работника

По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). При переносе отпуска корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков, составленного по форме № Т-7. Образец смотрите ниже.

Работника отзывали из отпуска

В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

В форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве. В таких случаях можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из ежегодного отпуска, и поставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части этого отпуска. Образец смотрите ниже.

В отпуск идет новый работник

При приеме новых работников после утверждения графика отпусков нет необходимости его менять.

Однако бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

Вариант 1. К действующему графику отпусков оформляют приложение – такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в компании есть (ч. 1 ст. 123 и ст. 372 ТК РФ).

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Знакомьтесь – график отпусков

Работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Практический совет от редакции

График отпусков – это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Мы советуем использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

Читайте так же:  Признание права собственности на газопровод судебная практика

Вариант 1. Сразу после утверждения графика отпусков руководителем пускать по отделам ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

Вариант 2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты предполагаемого отпуска в графе 10″Примечание».

Правила составления и оформления графика отпусков, образец

Комплектуется график отпусков на следующий год с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников на протяжении года. Правила составления графика отпусков регламентируется законодательством о труде.

Для чего нужен график

Ст. 123 ТК РФ возлагает обязательство составить график отпусков на нанимателя. Нарушение данной обязанности влечет ответственность в соответствии с КоАП.

Подобная норма закона предупреждает незаконные деяния недобросовестных нанимателей по несогласию своевременно предоставить отдых своим сотрудникам. График отпусков должен быть утвержден руководителем организации, соответственно соблюдение сроков, последовательности предоставления работникам отдыха является обязанностью, как сотрудников, так и работодателя.

График отпусков обязателен после утверждением руководителя. До этого он законной силы не имеет.

Порядок оформления расписания отпусков

Правила оформления графика отпусков и внесения в него изменений предусмотрены 123 статьей Трудового кодекса. А именно:

  • При разработке плана учитываются пожелания служащих, а также приоритетное право на выбор времени отдыха для отдельных категорий лиц;
  • Каждый работник ознакамливается и подписывает расписание;
  • Согласование оформленного плана с профсоюзом (если он имеется по трудовому соглашению);
  • Утверждается график директором минимум за две недели до следующего года.

Так как директор предприятия утверждает уже готовый План отпусков, он заблаговременно инициирует проведение сбора и анализа данных, собеседований с работниками, на основании которых составляется план.

К плановым отпускам ТК РФ относит:

  • Основной (статья 114);
  • Дополнительный (статья 116);
  • Отдых за предыдущий год;
  • Отдых при работе по совместительству (статья 286).

Вносить корректировки в расписание, заверенное подписью руководителя, можно в случае вызова сотрудника на работу, переноса времени отдыха, оформлении новых работников на протяжении года.

Правила подготовки

Расписание времени отдыха составляется с учетом следующих критериев:

Правила оформления

Пример единой формы расписания утвержден Постановлением Госкомстата РФ в 2004 году и называется Т-7. Однако закон не запрещает работодателю разработать на основе Т-7 свою форму графика предоставления отпусков.

Как составляется расписание:

  • В первой графе указывается название подразделения предприятия на основании штатного расписания;
  • Во второй графе – должность (квалификация) сотрудника по штату;
  • В третьей – персональные данные (ФИО) работника;
  • Четвертая графа фиксирует табельный номер;
  • Пятая – длительность времени отдыха (календарные дни);
  • Шестая – дата ухода работника.

Эти графы заполняются перед утверждением расписания руководителем. Также заполняется порядковый номер составленного документа и дата его оформления. Подписывает документ начальник кадрового отдела, а утверждает директор предприятия.

Согласование с профсоюзом

Статья 123 ТК РФ предписывает кадровой службе обязанность согласовывать план выхода служащих в отпуск с профсоюзной организацией при ее наличии. У профсоюза есть пять рабочих дней на ознакомление с проектом планируемого отдыха и направление руководителю письменного мнения о согласии или несогласии с предложенным проектом.

Если мотивированное мнение профсоюза отказывает в согласовании проекта или содержит рекомендации по внесению изменений, руководитель на протяжении трех рабочих дней либо соглашается с профсоюзом, либо проводит переговоры по согласованию плана.

Если единого мнения достигнуть не удалось, составляется протокол разногласий. Этот документ дает право руководителю утвердить проект, а представителям профсоюза обжаловать его, обратившись в инспекцию по труду или суд, инициировав коллективный трудовой спор.

Статья 327 ТК РФ предусматривает процедуру рассмотрения обращения профсоюза. После проведения проверки (на нее закон отводит тридцать календарных дней), инспекция выносит решение. Если будут установлены нарушения работодателя при оформлении проекта плана, инспекция направляет предписание об его отмене. Данное предписание обязательно для исполнения руководителям учреждений всех форм собственности.

При утверждении графика делается отметка о внесении изменений на основании мнения профсоюза, с указанием даты и номера протокола.

Учитывая, что утверждение графика должно быть проведено не позже, чем за две недели до нового года, при его составлении необходимо учесть время согласования проекта с профсоюзом.

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

  • Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
  • Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

Доведение до сведения работников

Закон не обязывает руководителя предприятия ознакомить сотрудников с утвержденным графиком. Но сделать это целесообразно. Поэтому можно включить в форму расписания графу для отметки ознакомления сотрудника.

Закон предусматривает обязанность работодателя предупредить сотрудника за две недели о начале отпуска. Делается это письменно, под подпись ознакомленного работника.

Обязательный ежегодный отпуск

Время на отдых предоставляется каждому служащему ежегодно. Данное правило регламентировано 122 статьей Трудового кодекса. На первом году работы сотрудник может отдохнуть не раньше, чем через полгода непрерывного труда. По согласованию сторон этот срок может быть уменьшен.

Начиная со второго года службы, отпуск предоставляется в любое время года, с учетом очередности, особенностей функционирования предприятия.

Можно ли корректировать утвержденный график

Предоставление отпуска не по графику дозволяется законом только при согласии обоих сторон. Сведения о корректировке расписания фиксируются в седьмой, восьмой и девятой графе. А перенос, связанный с согласием работника отдохнуть на следующий год или отзывом работника, фиксируется в десятой графе.

Корректировки графика, связанные с приемом на работу сотрудников после утверждения расписания отдыха, вносятся:

  • Приказом директора о внесении изменений в действующий график;
  • Оформления и утверждения приложения к графику.

За нарушения законодательства об отпусках предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КОАП РФ.

График отпусков: правила составления

Согласно действующим правилам нормативно правовой базы каждый трудящийся обладает правом на отдых. В компании или организации ежегодно происходит распределение сотрудников на уход в отпуск. С этой целью составляется специальный документ локального характера – график отпусков.

Что это такое, для чего нужно

График отпусков представляет собой документ организации, содержащий информацию о личных данных трудящегося, момент начала и окончания отдыха. Спланированный график способствует:
  1. Своевременной выплате отпускных средств (поскольку активы перечисляются работнику не позже 3-х дней до начала отпуска).
  2. Поиску специалиста, заменяющего ушедшего на заслуженный отдых сотрудника согласно законодательным нормам.
  3. Отсутствию скопления неиспользованных дней отдыха.

Комментируемый документ относится к числу обязательных. Он должен быть разработан и утвержден в установленное время.

Читайте так же:  Отсутствие акта медосвидетельствования на алкогольное опьянение

Некоторые тонкости

На сегодня действуют 4 новых правила при составлении очередности ухода в отпуск:

  • периодичность отдыха сотрудников на 2019 год следует утвердить за две недели до начала нового года (не позднее 17 декабря 2018);
  • согласно поправкам ФЗ №360 от 11 октября 2018 года многодетные родители с детьми до 12-летнего возраста вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Руководителю остается лишь согласиться и подписать заявление от работника;
  • уже утвержденный график меняется исключительно по согласованию заинтересованных участников правоотношений. Однако родителей с тремя и более детьми такое предписание не касается. Они вправе передумать, изменить свое решение и только поставить начальство перед фактом;
  • за скопление неиспользованных дней отпуска ответит компания. Так, при проверке одной из фирм инспекция по труду предложила трактовать нарушение как «эксплуатация рабского труда». За деяние возможна уголовная ответственность.

Что еще нужно учесть

Если собрать воедино новые и ранее действовавшие требования по составлению периодичности ухода в отпуск сотрудников, то следует учитывать:

  1. Стаж сотрудника на время ухода в отпуск не должен быть меньше полугода. Если в это время трудящийся брал дополнительные выходные за свой счет продолжительностью в сумме более 7 дней, то они не пойдут в учет отпуска.
  2. Правовой статус сотрудников, для которых отдых предоставляется вне зависимости от стажа – не достигшие совершеннолетия, родители или усыновители детей возрастом до 3-х месяцев.
  3. Обеспечение дополнительными днями отдыха на опасном и вредном для здоровья производстве.
  4. Наличие в штате сотрудников по совместительству, у которых должен совпадать отпускной период с временем отдыха на основной работе.
  5. Привилегиями по первоочередному уходу в отпуск обладают: сотрудники, не воспользовавшиеся отдыхом в прошлом году, абитуриенты, родители выпускников 9-11 классов.
  6. 28 дней стандартный отпуск. Вправе быть увеличен за счет дополнительных дней для отдельных работников – учителя, сотрудники прокуратуры, судьи.

Алгоритм процедуры

Утверждение распорядка предполагает наличие следующих действий:

  • разработка и формирование графика отпусков согласно правилам составления. Включает опрос сотрудников, учет пожеланий по возможности, согласование дат;
  • если имеется профсоюзная организация, то уже готовый документ направляется для получения ее одобрения или внесения корректировок. К графику прикладывается пояснительная записка;
  • при получении замечаний со стороны профсоюза проводятся совместные переговоры по разрешению разногласий;
  • после совместного утверждения распорядка ухода в отпуск (должно быть осуществлено до 17 декабря текущего года), руководством издается приказ или распоряжение.

Как составить расписание

Для отпускного расписания нет обязательной формы заполнения. Каждый руководитель самостоятельно избирает форму составления документа. Обычно документ представлен в виде таблицы, в которой построчно указаны сведения об отдыхе конкретного трудящегося. На практике самой используемой остается форма Т-7. Образец можно скачать здесь.

В бланк рекомендуется внести следующие сведения:

  1. Название предприятия или ФИО работодателя (в случае ИП).
  2. Данные о документе – наименование, дата составления, год, для которого разрабатывается.
  3. Персональные сведения о сотрудниках – ФИО, к какому подразделению относится, название должности согласно штатному расписанию (все данные фиксируются без сокращений).
  4. Желаемые трудящимися даты и периоды отдыха. Если предоставляются по частям, то каждая из них фиксируется отдельной строкой.
  5. Фактические даты отпуска (при несовпадении с желаемыми).
  6. Информация о переносе даты отдыха и о документе, являющимся основанием.
  7. Роспись руководителя кадровиков, начальства предприятия.

Ответственность руководства, если нет утвержденного графика

Расписание отпусков считается одним из обязательных документов организации. Сотрудники инспекции в первую очередь проверяют этот документ и если его не обнаружат, то бизнесмену грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП):

  • для ИП и должностного лица (кадровик) – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для юрлица от 30 до 50 тыс.

При повторном правонарушении сумма штрафной санкции для первой категории лиц возрастает вдвое – от 10 до 20 тыс., для организации – от 50 до 70 тыс. Должностному лицу могут запретить осуществлять профессиональную деятельность от 12 месяцев до 3-х лет.

Частые вопросы

Можно ли внести изменения в график?

Сотрудник трудоустроился в январе 2019 года и желает воспользоваться отпуском летом. Однако график уже утвержден. Внесут ли изменения в него? Когда руководство и новый работник согласовали даты отпускного периода, то действующий график подлежит дополнению.

Изменения вносятся на основании письменного обращения новичка к начальству компании. Вновь трудоустроенному предстоит учитывать пожелания и положение других сотрудников относительно периодов отдыха. Исключением выступают несовершеннолетние, супруг, у которого жена в положении.

[1]

Сколько раз в год разрешено переносить отпуск?

Если действия происходят по обоюдному согласию участников правоотношений, то закон не ограничивает количеством раз. Более того, трудовое законодательство не зафиксировало закрытого списка случаев перенесения отпускного периода. Такое возможно при временной нетрудоспособности, исполнении государственных обязательств.

Нужно ли уведомлять начальника, если отпуск утвержден графиком?

Работник пошел в отпуск по графику, не известив начальство. Часто бывает, что сотрудников не хватает, руководитель не позволяет уйти в отпуск по ранее утвержденному графику. Так, Светлана Воробьева, администратор салона-парикмахерской, узнав о расписании отпусков, купила заранее путевки на семью. Но когда подошло время отдыха, то владелец салона, угрожая увольнением, не отпускал сотрудницу. Последняя уехала отдыхать не смотря ни на что. По приезду обратилась в надзорные службы и была восстановлена в должности за неправомерное увольнение.

Таким образом, расписание отпусков считается обязательным документом, составляется в соответствии с требованиями законодательства. Форма составления выбирается в произвольном порядке.

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Длительность нахождения сотрудника в отпуске, время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем. Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.

Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

К этим категориям относятся:
  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.
Читайте так же:  Образец решения собственника при очно заочном голосовании

Какие существуют основные виды заработной платы? Они перечисляются в статье.

Как происходит начисление сдельной заработной платы? Каковы ее особенности, преимущества и недостатки?

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего. Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.

Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.

[2]


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.

Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала? Кликайте по ссылке.

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как его правильно заполнить?

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Видео (кликните для воспроизведения).

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источники


  1. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. — Москва: Мир, 2002. — 528 c.

  2. Смирнов; Петренко Политология; М.: Велби, 2011. — 336 c.

  3. Правоведение. — Москва: Мир, 2008. — 319 c.
  4. Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
Составление графиков отпусков правила нормативно правовой базы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here