Перечень документов для заключения договора поставки товара

С удовольствием представляем Вам корма для кошек и собак «Lapka» и «PROхвост», удачно сочетающие в себе качество датского предприятия AllerPetfood и демократичную цену!

Масштабное расширение чайно-кофейной темы: самые любимые и известные марки на любой вкус и кошелек. Особый интерес вызвали кофе в кружках Maximus, черные чаи London Tea Club и травяные чаи серии «Крымский букет»

Подсолнечные и оливковые масла известнейших марок Злато, Олейна, Золотая семечка, Миладора, Стряпуха и любимые соусы: горчица, хрен, аджика.

Список документов

Комплект документов для заключения договора поставки:
— копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— копия документа (протокол, решение и пр.) о назначении (избрании) физического лица единоличным исполнительным органом юридического лица (директор, генеральный директор, президент), от имени которого данное физическое лицо заключает Договор или выдало доверенность на заключение Договора лицу, не являющимся исполнительным органом юридического лица;
— копия паспорта для индивидуального предпринимателя, генерального директора/директора юридического лица;
— копия доверенности (в случае если договор заключает (подписывает) не исполнительный орган юридического лица).

Комплект документов, сопровождающих поставку товара:
1. накладная ТОРГ-12
2. счет-фактура
3. качественные документы:
— сертификат соответствия, декларации о соответствии;
— удостоверения, сертификаты качества;
— ветеринарные свидетельства, ветеринарные справки.

Заключение договора поставки

При заключении договора поставки особое значение имеет согласование всех условий – предмета, сроков, ответственности сторон. Как правило, одна из сторон сделки составляет проект соглашения и направляет его второй стороне для ознакомления и подписания. Если поставщик или покупатель не согласен с предложенными условиями, он может предложить свои, оформив протокол разногласий. В соответствии со статьей 434 ГК РФ порядок заключения договора поставки с поставщиками может быть изменен. Для обмена документами могут использоваться почтовая, телеграфная, телефонная, электронная или другая связь.

Особенности заключения договора поставки

Действующее законодательство содержит специальные правила оформления сделки, в том числе касающиеся разрешения споров (ст.507 ГК РФ). Разногласия между сторонами соглашения могут возникнуть на этапе, когда одна из сторон предлагает свой проект соглашения или происходит обмен проектами.

Действующим законодательством РФ установлена обязанность стороны, получившей возражения по условиям договора или предложение согласовать иные условия (в форме протокола разногласий, письма, телеграммы и др.), принять меры к согласованию таких условий. Законом установлен 30-дневный срок для согласования соответствующих условий, если иной срок не определен сторонами. Сторона, получившая предложение скорректировать условия сделки, может отказаться от правок и заявить об отказе в заключении договора.

В ч. 2 ст. 507 ГК РФ устанавливается ответственность за уклонение от сроков заключения договора поставки и согласования условий. Так, сторона, получившая предложение по соответствующим условиям договора, но не принявшая мер по их согласованию и не уведомившая другую сторону об отказе от заключения сделки в согласованный срок, обязана возместить второй стороне убытки.

В список сопроводительных документов для заключения договора поставки входят: график поставок, счет, протокол согласования разногласий.

Перечень документов, рекомендуемых для заключения договора

Перечень предоставляемых документов

Оригиналы следующих документов для последующего снятия копий и возвращения оригиналов Арендатору:

1. Нотариально заверенная копия Устава и Учредительного Договора (если таковой имеется).

2. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации.

3. Нотариально заверенная копия свидетельства о присвоении ИНН.

4. Нотариально заверенная копия протокола собрания учредителей (приказ) о назначении Главного должностного лица компании (подтверждение полномочий на подписание договоров и/или контрактов).

5. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ изменений, связанных с назначением лица, имеющего право действовать от имени компании без доверенности.

6. Доверенность, содержащая полномочия подписывать договоры, выданная Главным должностным лицом компании лицу, которое подписывает Договор.

7. Решение руководящих органов о заключении Договора (если оговорено в Уставе).

8. Выписка из ЕГРЮЛ на дату, ближайшую к дате подписания Договора.

Перечень документов для заключения договора поставки товара

Автор: Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

Статьи по теме

Покупатель не уточнил в договоре требования к товару и получил продукцию, которая не была нужна. Поставщик выполнил обязательства, но не вписал в условия неустойку за просрочку оплаты и не смог взыскать ее в суде. Что входит в список документов для договора поставки, какие документы проверить перед сделкой и в ходе исполнения, чтобы избежать проблем.

Когда стороны заключают сделку по поставке, они должны учитывать специфику и последствия. Документы по сделке понадобятся обеим сторонам. Они помогут компании защититься, когда возникнет необходимость:

• отстоять интересы в спорах с налоговыми органами, если те усомнятся в реальности хозяйственных операций;
• включиться в реестр кредиторов, когда в отношении покупателя началась процедура банкротства;
• доказать качество, истечение или продление гарантийного срока, комплектность и другие условия.

Разберем, какой список документов нужно подготовить для заключения договора поставки и какие бумаги на товар запросить от поставщика при получении груза.

Статьи о поставке в журнале «Юрист компании»

В список для проверки перед заключением договора поставки входят учредительные документы поставщика

Для заключения договора потребуется провести проверку контрагента (п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Как правило, документы предоставляет поставщик. Запрашивается стандартный пакет, который включает:

• устав,
• выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП,
• бухгалтерский баланс,
• копию ОГРН и ИНН.

Такой перечень поможет убедиться, что контрагент:

• ведет деятельность (сведения о нем есть в реестре);
• совершают сделку без превышения полномочий (если поставка крупная, то можно запросить решение);
• обладает средствами на оплату, покупку и т. д.

В некоторых фирмах проверка уставных документов – первый этап по работе с договором. Если в компании действует электронный документооборот, инициатор загружает в систему документы. Когда юрист делают заключение о добросовестности контрагента, инициатор получает возможность добавить текст соглашения для проверки.

Сведения из баланса полезны обеим сторонам соглашения. Покупатель видит обороты поставщика. Если последний не ведет деятельности, нет перечислений средств, лучше работать без предоплаты. Проверка поможет избежать споров об истребовании неосновательного обогащения. Поставщику баланс покупателя также скажет о финансовом состоянии и платежеспособности контрагента.

Если времени мало, а контрагент представляет интерес, можно получить информацию на Федресурсе и посмотреть картотеку арбитражных судов на предмет споров об оплате, качестве поставке и т.д.

Проверка учредительных документов позволят правильно прописать реквизиты стороны в договоре и избежать ошибки при проведении банковских операций.

Например, компания перевела деньги на счет поставщика, но тот не исполнил обязательство. Покупатель обратился в суд и потребовал вернуть неосновательное обогащение. Получатель средств заявил, что счет на оплату не выставлял, поставкой строительных материалов не занимается, обязательств перед истцом не имеет, в банке, реквизиты которого указаны в платежном поручении, никогда счетов не имел. В деле отсутствовали документы, которые могли свидетельствовать о наличии коммерческих и хозяйственных взаимоотношений между сторонами. Дело вернулось на новое рассмотрение, суд предложил истцу дать дополнительные пояснения об обращении в банк (постановление АС Московского округа от 23.03.2016 № Ф05-2490/2016 по делу № А40-134998/2015).

При заключении сделки по поставке проверьте договор, а при получении товара – первичные документы

Следующий документ, который запрашивается на проверку перед поставкой – проект договора. Часто его предоставляет поставщик, так как для него поставка – это основная деятельность. Если фирма небольшая, у нее может не быть специально разработанной формы договора. В этом случае грамотно подготовить соглашение придется юристу покупателя.

Можно использовать типовую форму, а точные сроки, адреса и наименование товара указывать в спецификациях и заявках. Однако из-за такого оформления в случае споров могут быть проблемы. Менеджеры нередко не придают значения своевременной подготовке и проверке документов к сделке на поставку. Если заявки на продукцию не будут оформляться в письменном виде, предъявить претензии по количеству и сроку не получится. Кроме того, появятся налоговые риски. ФНС может сделать вывод, что общество в действительности не вело хозяйственные операции, доначислить налог и взыскать штраф.

Например, компания не смогла оспорить решение ФНС. Налоговый орган доначислил НДС, пени, штраф. Он посчитал, что компания не совершала сделок. Товарно-транспортные накладные не оформлялись, спорные операции не подтверждались иными документами. Заявок на оказание транспортных услуг в письменном виде также не было. Заявитель не смог подтвердить наличие товара на складе (постановление АС Центрального округа от 17.01.2017 № Ф10-5068/2016 по делу № А09-14907/2015).

Чтобы грамотно составить договор между поставщиком и покупателем, необходимо участие специалиста отдела снабжения или другого ответственного лица. Типовая форма договора может не учитывать ряд условий, например:

[2]

1. Договор заключается в регионе, где цены ниже. В этом случае поставщик не согласится на высокие штрафные санкции, которые прописал юрист московской компании.
2. Типовая форма составлялась для поставки на крупный объект, где фирма покупателя могла обеспечить нахождение представителя поставщика. Оставлять такое условие для разовой поставки незначительного товара нецелесообразно.

Поэтому к проверке документов для заключения договора поставки лучше привлечь менеджера. Он может указать на обстоятельства, о которых не знает юрист. Например, указать на необходимость определить конкретные сроки поставки (в определенный промежуток или исключая ночное время, чтобы не нарушать законодательство и не шуметь).

Какие документы, кроме договора, нужны для поставки

Когда речь идет о получении товара по поставке, документами занимается не юрист, а бухгалтер. В правовой отдел первичная отчетность поступает, если возник спор или нужно готовить претензию. От поставщика компания получает сопроводительные документы на поставку товара. О факте поставки будут свидетельствовать накладные:

1. Товарно-транспортная накладная – документ для учета движения товарно-материальных ценностей, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы (п. 6 инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР №N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 (ред. от 28.11.1997). Такая накладная является единственным документом, который служит для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
2. Если речь не идет о доставке, на товар оформляется товарная накладная (форма, утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Предоставление документов при заключении договора поставки

Покупатель — юр. лицо перед заключением договора запросил у продавца — юр. лицо Налоговую декларацию по НДС и сведения о среднесписочной численности работников. Обязан ли продавец предоставить эти документы?

Ответы юристов ( 1 )

Добрый день. Согласно ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ О коммерческой тайне, предоставление Налоговой декларации по НДС и сведения о среднесписочной численности работников, не является коммерческой тайной. Однако если вы сомневаетесь в добропорядочности контрагента, то предоставлять эти документы не следует.

Тем более есть перечень документов для заключения договора поставкИ:

1. Копия Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц (ОГРН)2. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица образованного в соответствии с законодательством РФ по месту нахождения на территории РФ.(ИНН/КПП)3. Копия Устава в действующей редакции — 1,2,3 и последняя страница а также изменения к нему.4. Схема проезда в соответствии с адресом доставки.5. Копия протокола (решение)о назначении руководителя организации.6. Копия договора аренды нежилого помещения (здания) если Юридическое лицо является Арендатором.7. Копия паспорта директора (1-3стр.)8. Копия Учредительного договора в действующей редакции и изменения к нему.9. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность).

Перечень документов для заключения договора поставки

Перечень документов необходимых для заключения договора поставки химической продукции для Юридического лица:

1. Карта партнёра
2. Копия Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц (ОГРН)
3. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица образованного в соответствии с законодательством РФ по месту нахождения на территории РФ.(ИНН/КПП)
4. Копия Устава в действующей редакции — 1,2,3 и последняя страница а также изменения к нему
5. Информационное письмо об учёте в Статрегистре Росстата
6. Копия протокола (решение) о назначении руководителя организации.
7. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность).

ООО «ЛуТауэр» – продажа химреактивов в Москве оптом и в розницу
Телефон/факс (499) 685-12-90

Каков минимальный необходимый перечень документов для заключения договора?

Компания с которой я хочу заключить договор оказания услуг, попросила меня предъявить очень расширенный пакет документов.

[3]

— Паспорт физического лица (заполненные страницы),

— Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН),

— Свидетельство о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя,

— Уведомление о возможности применения упрощенной системы налогообложения,

— Декларация по налогу уплачиваемому в связи с применением УСН на последнюю отчетную дату с отметкой налоговой инспекции или квитанцией, подтверждающей сдачу декларации электронно. На последнюю отчетную дату.

— Справка ФНС РФ об отсутствии задолженностей по налогам и обязательным платежам (Справка в ИФНС называется «Справка о состоянии расчетов с бюджетом»)

— Выписка из ЕГРИП, заверенная ФНС РФ.

Какие риски могут быть, если для меня это тоже незнакомый контрагент?

Могут ли использовать недобросовестные заказчики этот пакет документов для мошеннечиских действий в отношении меня (например взять на мое имя кредит)

Каков минимальный пакет документов необходимо предоставлять?

Ответы юристов ( 9 )

• 7,2 рейтинг
• 3743 отзыва

Могут ли использовать недобросовестные заказчики этот пакет документов для мошеннечиских действий в отношении меня (например взять на мое имя кредит) Каков минимальный пакет документов необходимо предоставлять?
Василий

Может ли организация в которую Вы обратились объяснить необходимость предоставления требуемых документов? В общем для заключения договора, на мой взгляд, будет достаточно лишь Вашего паспорта. По паспортным данным в настоящее время возможно узнать и Ваш ИНН онлайн. И ещё уточнение — Вы заключаете договор как физическое лицо?

Добрый день! Заключаю как ИП. Стандартный договор оказания услуг (консультация)

• 10,0 рейтинг
• 1408 отзывов эксперт

Добрый день, считаю, что такой перечень документов является обычным, учитывая, что Налоговая и проверяющие органы настаивают, что при выборе контрагентов следует проявлять должную осмотрительность. Само по себе нахождение организации в ЕГРЮЛ или предпринимателя в ЕГРИП не является основанием для безоговорочного доверия вам от компании-контрагента. Если вы осуществляете свою деятельность легально, и контракт выгоден, то предоставить документы по списку вполне возможно. Использовать их в каких-либо мошеннических схемах не представляется возможным.

Требования к минимальному пакету документов никак не урегулированы законодательством. всё зависит от должной осмотрительности контрагента и внутренних правил документообората в компании. вполне допускаю, что кому-то будет достаточно только Вашего паспорта, а остальную информацию они могут получить из вашей выписки из ИФНС. А какие-то контрагенты требуют более расширенный пакет документов для заключения договора.

Какие риски могут быть, если для меня это тоже незнакомый контрагент?
Василий

Могут ли использовать недобросовестные заказчики этот пакет документов для мошеннечиских действий в отношении меня (например взять на мое имя кредит)
Василий

Без Вашего присутствия и Вашего личного согласия и подписания договора никто кредит не возьмет

• 8,8 рейтинг
• 2164 отзыва эксперт

Сам по себе какой-либо конкретный перечень документов, необходимых для заключения договоров, законом не предусмотрен.

Тут действует принцип свободы договора (ст. 421 Гражданского кодекса РФ).

Каждая сторона вправе проверить своего будущего контрагента перед заключением договора на наличие или отсутствие рисков, связанных с личностью контрагента, с его прошлой хозяйственной деятельностью и т.д.

Вот поэтому Ваш будущий контрагент и просит предоставить ему перечень указанных документов.

В принципе, это является общепринятой практикой.

Полагаю, что он просит предоставить ему не подлинники, а лишь копии указанных документов.

Думаю, что каких-либо рисков в передаче ему копий нет. Ведь, во-первых, по копиям документов юридически никто не сможет заключить от Вашего имени какой-либо договор (в том числе, получить, к примеру, кредит), т.к. требуется Ваша личная подпись. А, во-вторых, получить большинство из сведений, содержащихся в этих документов, можно и из открытых источников.

Здравствуйте, Василий. В данном случае контрагент хочет обезопасить себя от возможного недобросовестного поведения с Вашей стороны, именно поэтому и требует столь обширный пакет документов. Вы, со своей стороны, вправе также запросить интересующие Вас документы от Вашего контрагента.

В целом представлять такие документы Вы не обязаны (например, если Вы заключаете договор как ИП, то можете представить только выписку из ЕГРИП), но в таком случае есть вероятность, что Вы потеряете контрагента, который не захочет с Вами работать.

По поводу мошеннических действий, то тут никогда нет уверенности в том, что Ваши паспортные данные не будут использованы незаконно даже тогда, когда Вы просто оформляете договор в банке или со страховой организацией, поскольку все зависит от добросовестности тех лиц, к которым попадают Ваши данные.

• 7,5 рейтинг
• 4612 отзывов

Какие риски могут быть, если для меня это тоже незнакомый контрагент?
Василий

Василий, риски могут быть только в том, что могут оказать некачественно услуги. либо не оказать их совсем.

И если у вас по условиям договора предоплата, то в случае неисполнения обязательств и отказа возвращать средства. придется взыскивать их в суд.порядке.

Могут ли использовать недобросовестные заказчики этот пакет документов для мошеннечиских действий в отношении меня (например взять на мое имя кредит)
Василий

Кредит оформить не смогут, т.к. как правило требуются оригиналы документов, а не их копии.

Каков минимальный пакет документов необходимо предоставлять?
Василий

— Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН),
— Свидетельство о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя,
— Уведомление о возможности применения упрощенной системы налогообложения,
— Декларация по налогу уплачиваемому в связи с применением УСН на последнюю отчетную дату с отметкой налоговой инспекции или квитанцией, подтверждающей сдачу декларации электронно. (не вижу необходимости предоставлять данный документ, собственно как и копию паспорта)

— Справка ФНС РФ об отсутствии задолженностей по налогам и обязательным платежам (Справка в ИФНС называется «Справка о состоянии расчетов с бюджетом») тоже не вижу необходимости предоставлять

— Выписка из ЕГРИП, заверенная ФНС РФ.- на сегодняшний день допускается предоставлении выписок с сайта ИФНС

Видимо они хотят предостеречь себя от негативных последствий, в связи с чем просят данный пакет документов.

Какие риски могут быть, если для меня это тоже незнакомый контрагент?

На случай если Вы также не доверяете, то также потребуйте с них документы которые считаете необходимыми, чтобы у Вас были их данные! И документы подтверждающие добросовестность и законность ведения ими бизнеса и давно ли ведут деятельность!

• 10,0 рейтинг
• 1277 отзывов эксперт

Василий добрый день!

• 10,0 рейтинг
• 6177 отзывов

Ни одна из сторон предполагаемой сделки, не может диктовать другой стороне, то какой перечень документов ей необходимо приложить к договору, этот вопрос решается путем проведения переговоров о заключении договора, исходя из характера договора и необходимости предоставления той или иной информации.

Статья 434.1 Гражданского кодекса РФ:

1. Если иное не предусмотрено законом или договором, граждане и юридические лица свободны в проведении переговоров о заключении договора, самостоятельно несут расходы, связанные с их проведением, и не отвечают за то, что соглашение не достигнуто.

2. При вступлении в переговоры о заключении договора, в ходе их проведения и по их завершении стороны обязаны действовать добросовестно, в частности не допускать вступление в переговоры о заключении договора или их продолжение при заведомом отсутствии намерения достичь соглашения с другой стороной. Недобросовестными действиями при проведении переговоров предполагаются:

2) внезапное и неоправданное прекращение переговоров о заключении договора при таких обстоятельствах, при которых другая сторона переговоров не могла разумно этого ожидать.

3. Сторона, которая ведет или прерывает переговоры о заключении договора недобросовестно, обязана возместить другой стороне причиненные этим убытки.
Убытками, подлежащими возмещению недобросовестной стороной, признаются расходы, понесенные другой стороной в связи с ведением переговоров о заключении договора, а также в связи с утратой возможности заключить договор с третьим лицом.

4. Если в ходе переговоров о заключении договора сторона получает информацию, которая передается ей другой стороной в качестве конфиденциальной, она обязана не раскрывать эту информацию и не использовать ее ненадлежащим образом для своих целей независимо от того, будет ли заключен договор.

При нарушении этой обязанности она должна возместить другой стороне убытки, причиненные в результате раскрытия конфиденциальной информации или использования ее для своих целей.

5. Стороны могут заключить соглашение о порядке ведения переговоров. Такое соглашение может конкретизировать требования к добросовестному ведению переговоров, устанавливать порядок распределения расходов на ведение переговоров и иные подобные права и обязанности. Соглашение о порядке ведения переговоров может устанавливать неустойку за нарушение предусмотренных в нем положений.
Условия соглашения о порядке ведения переговоров, ограничивающие ответственность за недобросовестные действия сторон соглашения, ничтожны.

6. Предусмотренные пунктами 3 и 4 настоящей статьи положения об обязанности стороны возместить убытки, причиненные другой стороне, не применяются к гражданам, признаваемым потребителями в соответствии с законодательством о защите прав потребителей.

7. Правила настоящей статьи применяются независимо от того, был ли заключен сторонами договор по результатам переговоров.

8. Правила настоящей статьи не исключают применения к отношениям, возникшим при установлении договорных обязательств, правил главы 59 настоящего Кодекса.

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.

В любом случае, документы должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут. Читайте также статью: → «ПБОЮЛ: расшифровка, налогообложение и регистрация».

Перечень запрашиваемых документов у ИП

1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

• Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
• Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов. Убедитесь в том, что название компании в учредительных бумагах было таким же, как и в свидетельстве ОГРН. Они не совпадают лишь при одном условии – если юрлицо меняло имя. Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ. Читайте также статью: → «Регистрация ООО по месту прописки учредителя в 2019: документы, плюсы и минусы».

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

1. Осмотреть его.
2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → «Аудиторская проверка учредительных документов».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

[1]

Законодательные акты по теме

Рекомендуется заранее изучить документы:

Документ	Название
ст. 174 ГК РФ	О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора
п. 1 ст. 186 ГК РФ	О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления
ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности”	Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию

Типичные ошибки при оформлении

Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.

Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.

Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.

Приказ по перечню документов, необходимых для заключения договора

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«__________________________________________»

Номер документа Дата

О совершенствовании деятельности Общества

В целях совершенствования эффективности деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень документов, необходимых для предоставления вместе с хозяйственными договорами, заключаемыми Обществом с контрагентами, без предоставления которых данные договора согласовываться юридическим отделом и плановой группой Общества не будут:

а) Заверенная копия Устава и Учредительного Договора (если таковой имеется).

б) Заверенная копия свидетельств(-а) о регистрации.

в) Заверенная копия свидетельств(-а) о присвоении ИНН.

г) Заверенная копия протокола собрания учредителей (приказа) о назначении Главного должностного лица компании (подтверждение полномочий на подписание договоров и/или контрактов).

д) Заверенная копия свидетельств(-а) о регистрации в ЕГРЮЛ изменений связанных с назначением лица имеющего право действовать от имени компании без доверенности (при необходимости).

е) Доверенность на представление интересов , содержащая полномочия подписывать договоры, выданная Главным должностным лицом компании лицу, которое подписывает Договор (при необходимости).

ж) Решение руководящих органов о заключении Договора (если оговорено в Уставе).

з) Выписка (заверенная копия) из ЕГРЮЛ на дату, ближайшую к дате подписания Договора.

и) Заверенные копии лицензий (при необходимости).

к) Список работ (контрагентов), которые данной фирмой были уже ранее проведены.

2. Приказ довести до работников Общества.

Генеральный директор _______________

С приказом ознакомлен ____________ __________________
(подпись работника) (Ф.И.О.)

Источники

1. 
   Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Издательство Юридического института, 2012. — 608 c.
   
2. 
   Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.
   
3. 
   Зайцев, А. И. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебных приставах» / А.И. Зайцев, М.В. Филимонова. — М.: Ай Пи Эр Медиа, 2014. — 128 c.